manajemen proyek

DASAR- DASAR MANAJEMEN PROYEK

PENGERTIAN PROYEK

a.       Proyek merupakan suatu tugas yang perlu dirumuskan untuk mencapai sasaran yang di nyatakan secara kongkrit serta harus diselessaikan dalam suatu periode tertentu dengan menggunaklan tenaga manusia dan alat-alat yang terbatas dan begitu kompleks sehingga dibutuhkan pengelolaan dan kerja sama yang berbeda dari yang biasanya digunakan.

b.      Menurut DI. Cleland dan Wr. King (1987) “Proyek merupakan gabungan dari berbagai sumber daya yang dihimpun dalam organisasi sementara untuk mencapai suatu tujuan tertentu

Syarat-syarat dasar bagi proyek

1.       Pemberian kekuasaan dari yang berwenang untuk membuat batasan proyek.

2.       Mengajukan usulan untuk menggunakan waktu dan faktor produksi.

3.       Mendapatkan persetujuan dari yang berwenang (yang menaawarkan proyek)

4.       Memperoleh kesediaaan untuk bekerjasama

5.       Adanya keterlibatan dari orang yang berwenang dalam pelaksanaan proyek

6.       Pemberian informasi, terhadap pihak-pihak lain dan pihak-pihak yang terlibat secara langsung pada proyek

7.       Pimpinan proyek diserahi dengan tugas yang terbatas dan wewenang yang sah

8.       Adanya pandangan antar departemen dan kemungkinan untuk menggunakan karyawan baru

9.       Adanya alat pengawasan dalam ruangan

10.   Adanya rekan kerja proyek yang memberikan saham (sumbangan) pada perumusan dan rencana proyek

Ciri-ciri proyek

1.       Sasarannya jelas

2.       Sasaran diarahkan pada suatu perubahan atau pembaharuan

3.       Sasaran terjadi hanya satu kali

4.       Adanya batasan awal dan akhir pelaksanaan proyek

5.       Proyek bersifat antar disiplin

6.       Penentuan tanggung jawab yang dibatasi untuk merealisasikan proyek

7.       Adanya batasan tenaga kerja yang tersedia

8.       Adanya angggaran dan batasan terhadap biaya-biaya

9.       Pertanggung jawaban yang dibatasi untuk merealisasikan proyek.

PROYEK DAN PROGRAM

Pada dasarnya proyek dan program mempunyai arti dan fungsi yang sama dengan proyek, perbedaannya hanya terletak pada jangka waktu pelaksanaan dan jumlah sumber daya yang digunakan. Progaram mempunnyai skala yang lebih besar dan jangka waktunya juga relatif lama. Contoh: program transmigrasi, progaram KB dan lain-lain.

Kegiatan proyek dan kegiatan operasional

Kegiatan proyek

1.       Bersifat dinamis

2.       Berlangsung dalm kurun waktu terbatas

3.       Intensitas kegiatan yang berbeda-beda

4.       Kegiatan harus selesai sesuai dengan dana dan waktu yang tertentu

5.       Menyangkut kegiatan yang beragam dan perlu klasifikasi tenaga kerja yang bermacam-macam

6.       Guna memperoleh hasil yang efektif perlu jalur komunikasi dan tanggung jawab baik vertikal maupun horizontal

Kegiatan operasional

1.       Bersifat rutin

2.       Berlangsung kontinue/jangka panjang

3.       Intensitas kegiatan relatif sama

4.       Batasan tidak setajam proyek hanya diatur dalm anggaran tahunan

5.       Tidak terlalu banyak macam-macam kegiatan

6.       Penekanannya pada jalur vertikal

 TIMBULNYA PROYEK

1.       Berasal dari Pemerintah

Contoh : proyek bendungan, jalan raya, irigasi, jembatan untuk kepentingan umum dan lain-lain.

2.       Berasal dari permintaan pasar

Hal ini terjadi bila pasar membutuhkan kenaikan jumlah produk cukup besar sehingga perlu dibangun perluasan fasilitas produksi (pabrik baru)

3.       Berasal dari Penelitian dan pengembangan penelitian dan pengembangan menghasilkan produk yang sangat besar minatnya sehingga perlu dibangun produksi baru

4.       Berasal dari dalam perusahaan itu sendiri untuk meningkatkan kualitas dan kuantitasfasilitas produksi agar dapat melayani permintaan pasar maupun mempertinggi daya saing.

MACAM-MACAM PROYEK

Menurut R.D. Achibald (1976), macam proyek adalh sebagai berikut :

1.       Proyek Kapital (Modal)

Meliputi : pembebasan tanah, pembelian material dan peralatan, desain mesin dan konstruksi guna pembangunan instalasi pabrik baru

2.       Proyek pengembangan produk baru adalah kegiatan untuk menciptakan produk baru yang biasanya merupakan gabungan antara proyek kapital dan proyek riset dan pengembangan. Contoh : penemuan alat elektronik karaoke

3.       Proyek penelitian dan pengembangan berupa kegiatan untuk melakukan penelitian dengan sasaran yang ditentukan. Proyek ini dapat berupa proyek yang bertujuan memperbaiki dan meningkatkan mutu produk, pelayanan dan metode produksi

4.       Proyek sistem informasi adalah kegiatan yang sifatnya spesifik dengan mempergunakan alat-alat pemprosesan data (data processing personal dan alat-alat lainnya). Contoh : proyek penggunaan data prosesing oleh konsultan.

5.       Proyek yang berkaitan dengan manajemen perusahaan merancang reorganisasi perusahaan merancang program efisiensi dan penghematan merancang deversifikasi, merger (penggabungan) dan pengambil alihan Proyek ini biasanya dikerjakan oleh para konsultan.

 UKURAN PROYEK

Menurut J.A. Bent kriteria penyusunan proyek adalah :

Kecil Sedang Besar Insinyur -          (jam- orang)                 100.000 600.000 >1.500.000 -          orang        100        200 >400 Konstruksi -          (jam-orang) 500.000 4.000.000 >8.000.000.000 -          orang        400         1.500 >3.000 Tenaga staff       50      150 >500 Jadwal pelaksanaan (bulan)                      25       30 >30

Jadi ukuran proyek/besar kecilnya suatu proyek ditentukan oleh :

•  Jumlah tenaga kerja yang digunakan untuk menyelesaikan proyek 
•  Jumlah waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek 
• Jumlah biaya yang harus dikeluarkan untuk menyelesaikan proyek